Vedení projektu v praxi: Nové autorizační jádro pro Banit

Banit se na LinkSoft obrátil s požadavkem na řízení projektu nového autorizačního jádra sloužícího k ověřování plateb při transakcích platební kartou. Zavedli jsme tedy potřebné kroky k dokončení projektu.

“Vzhledem k nedostatečným kapacitám v Banitu úkoly nikdo nevedl, nepřebíral, nekontroloval. To, že jsem do banky vstoupil a dělal svou práci dobře, jim sebralo hodně úsilí z jejich strany. Byli jsme proto projekt schopni posouvat dál. Bylo potřeba projektu dát štábní kulturu – popsat jej, zorientovat se v tom, co se má dodávat, vypracoval projektový plán a najít klíčové lidi,kteří budou každou položku projektového plánu dodávat. Díky pravidelným steering meetingům, status meetingům a vedení týmu jsme pak zvládli projekt dokončit podle zadání.”

Petr Jančík, Projektový manažer LinkSoftu

Krok 1: Projektový brief

Požadavky na nové jádro – projekt v řádu nižších tisícovek mandayů, byly popsány stručně na několikastránkovém dokumentu bez vazby na konkrétní výstupy práce, plán, harmonogram apod. 

První úkol byla tvorba project chartu (charty projektu) – základní dokumentace projektu, která zahrnuje klíčové informace o projektu, včetně jeho cílů, rozsahu, časového plánu, rizik a zainteresovaných stran. 

Krok 2: Projektový plán a harmonogram

Projektový plán slouží k naplánování aktivit projektu, jejich závislostí a sledování pokroku projektu. Zajišťuje, že celý projektový tým má jasno v tom, co musí být splněno a jakým způsobem. Také umožňuje týmu snadno identifikovat problémy a přijmout potřebná opatření, aby mohl být projekt úspěšně dokončen včas.

Návazných výstupem je pak projektový harmonogram, který dává jednotlivé činnost do závilostí a určuje časový plán a termíny dodávek.

Tyto dokumenty samozřejmě nejsou fixní a neměnné a dochází k jejich pravidelné aktualizaci.

Krok 3: Identifikace klíčových rolí 

Identifikace klíčových rolí v řízení projektu umožňuje jasně definovat, kdo má jaké zodpovědnosti v projektu a najít pracovníky s potřebnou kvalifikací. Pokud jsou klíčové role správně definovány a plně obsazeny, tým projektu má všechny potřebné zdroje pro úspěšné dokončení projektu.

Krok 4: Pravidelné steering a status meetingy 

Pravidelné status meetingy  slouží k pravidelnému sledování pokroku projektu a řešení aktuálních problémů. Projektovému týmu umožňují sledovat pokrok projektu, případně  identifikovat a řešit problémy. 

Steering meeting je řídícím výborem projektu a jeho účelem je informování klíčových stakeholderů, nejčastěji z řad top managementu, o aktuálním stavu projektu. Platí to, že žádný projekt nikdy nejde přesně podle plánu, a proto je udržování informovanosti klíčové.

Ze všech schůzek vznikají srozumitelné výstupy – aktualizace projektového plánu, harmonogramu a zápisy.

Krok 5: Komunikace a status reporting

Komunikace je základní dovedností každého projektového manažera. Jedná se o zajištění proudu informací směrem k týmu, směrem od týmu, ale také ke všem dalším zapojeným stranám. Jedním z klíčových prvků, na který se nesmí kvalitní projektový manažer zapomínat, je udržení informovanosti všech stran, které s projektem mají co dělat. Nastavení určitého řádu a pravidelnosti v předávání informací (např. za pomoci status a steering meetingů) je klíčem k úspěchu.