Efektivně, transparentně, on-line
Na každé větší stavbě dříve nebo později dojde k odchylkám od projektu – změní se typ výztuže, postup prací nebo dojde k havárii inženýrských sítí při zemních pracích. Všechny takové změny je třeba formálně zachytit, vyhodnotit jejich dopady a zajistit transparentní komunikaci – vzniká tzv. změnový list. Dokument s právní vahou, který významně ovlivňuje rozpočet i průběh stavby.
Ve Správě železnic se ještě donedávna změnové listy vyřizovaly ručně – v Excelu, tisknutém PDF, e-mailem, nebo fyzickým předáváním mezi pobočkami. Jeden podpis mohl znamenat cestu z Jihlavy do Prahy, jedna chyba mohla celý schvalovací proces vrátit na začátek. Dnes mají pracovníci k dispozici digitální nástroj, který celý proces zjednodušuje, sjednocuje a urychluje.
„Je to skok do 21. století. Dřív jsme dokumenty doslova přenášeli z ruky do ruky. Teď vše běží elektronicky.“
Martin Verner, vedoucí oddělení realizace Praha 1, Stavební správa západ, Správa železnic
Myšlenka digitalizace změnových listů přišla v době, kdy měla Stavební správa Správy železnic rozestavěno rekordní množství projektů v hodnotě miliard korun. Každý takový projekt (např. rekonstrukce Masarykova nádraží v Praze, výstavba vysokorychlostních tratí VRT aj.) zahrnuje tisíce rozpočtových položek, desítky zapojených firem a rozsáhlou dokumentaci. S rostoucí modernizací tratí bylo jasné, že bez digitalizace už změnové listy dál fungovat nemohou.
Východiskem byla jednoduchá otázka: jak přenést roky zažitý papírový proces do digitální podoby bez ztráty informací, při zachování právní platnosti a určité míry flexibility, na kterou byli uživatelé zvyklí?
Digitální řešení mělo zvládnout několik věcí najednou:
„Na vývoji pracovalo ve špičkách až patnáct lidí – vývojáři, analytici, testeři, designér, architekt, projektový manažer. Díky sehranému týmu, jak na naší straně, tak na straně klienta, jsme dokázali dodat systém, který zvládá celý proces digitálně.“
Robert Klauber, Project Manager, LinkSoft
Ačkoli standardizovaný proces existoval, každá správa, oddělení i dozor postupovali trochu jinak. Cílem bylo vytvořit jednotný digitální postup, který bude platit pro celou organizaci – a ten bylo nutné přizpůsobit široké škále situací z praxe. Jasná představa o novém systému ale zprvu chyběla – i tým Správy železnic musel nejprve zjistit, co všechno má zvládnout.
„Bylo potřeba to celé důkladně zmapovat. I my jsme si to museli ujasnit za pochodu. Prvotní vize existovala, ale až postupně se ukázalo, kolik výjimek, specifických situací a aktérů bude potřeba zohlednit.“
Martin Turek, systémový specialista skupiny kontroly, Generální ředitelství Správy železnic
Standardní scénář „nejdřív analýza, pak vývoj“ proto tentokrát nebyl možný. Analytici LinkSoftu ladili detailní specifikace jen kousek před vývojáři. Kromě popisu funkcionalit a procesů, vznikl také interaktivní prototyp aplikace, který pomohl sladit očekávání napříč celým týmem.
„Proklikávací prototyp ukázal, jak bude systém strukturován a jak se bude ovládat –zákazník mnohem lépe rozuměl, jak si výsledný systém představujeme. A to nám hodně pomohlo.“
Jan Krásný, Head Analytic, LinkSoft
Aplikace pro změnové listy pracuje s položkovými rozpočty, cenovými databázemi, paragrafy, workflow i výpočty nákladů. Aby uživatelé mohli s tak komplexním nástrojem pohodlně pracovat, bylo klíčové, aby se v něm dokázali snadno vyznat.
Hlavním úkolem UX designérky bylo přetavit složitou strukturu systému do podoby, která dává smysl uživatelům vizuálně, logicky i funkčně. Barvy byly sjednoceny podle funkce, tabulky podle chování a každá stránka dostala jasnou vizuální hierarchii. Výsledkem je prostředí, které méně unavuje a zjednodušuje každodenní práci.
“Zavedli jsme principy vizuální hierarchie – silnější barva znamená silnější význam. Co je méně důležité, musí ustoupit do pozadí. Cílem bylo, aby se uživatel v aplikaci pohyboval intuitivně mezi různými obrazovkami – a nemusel se pokaždé znovu učit, jak ovládání funguje. Sjednocení výrazně snížilo kognitivní zátěž a zrychlilo orientaci v systému.“
Lucie Kleskeň Remeňová, UX designer, LinkSoft
Vzhledem k náročnosti agendy, bezpečnostním požadavkům a komplexnímu schvalovacímu workflow bylo klíčové zvolit moderní a flexibilní stack, který obstojí i v prostředí veřejné instituce. Zásadním rozhodnutím bylo provozovat celou aplikaci v Microsoft Azure.
„Jsme první, kdo pro Správu železnic dělal tak rozsáhlou aplikaci v MS Azure. Propojit jejich cloudovou landing zónu s on-prem systémy byla velká výzva. Tým na straně Správy železnic ale spolupracoval skvěle, flexibilně a nebránil se novým přístupům a obecně novinkám, které prostředí Azure MS umožňuje.“
Robert Klauber, Project Manager, LinkSoft
Aplikace nyní běží kompletně v cloudu – v prostředí Microsoft Azure, propojená přes S2S VPN s on-premise systémy Správy železnic. Backend staví na .NET Core 9, frontend na Reactu a Next.js, vizuální vrstva na Material UI. Využití ABP frameworku umožnilo stavět aplikaci modulárně a rozšiřitelně.
„Díky ABP máme pevnou strukturu. Nemusíme každou část vymýšlet od začátku – a to šetří čas i nervy. Workflow Core umožňuje tvořit byznysovou logiku, která není lineární – a přitom zůstává přehledná.“
David Orolin, Senior Architect, LinkSoft
Cloud je ve veřejném sektoru často skloňován s obavou o bezpečnost dat, realita je ale opačná – dobře nastavená cloudová infrastruktura Microsoft Azure představuje jednu z nejbezpečnějších cloudových platforem, jaké jsou dnes na trhu dostupné.
Odpovídá nejpřísnějším bezpečnostním standardům pro veřejnou správu i kritickou infrastrukturu (včetně ISO 27001, SOC 2, GDPR a dalších), je chráněna 24/7 globálním týmem bezpečnostních expertů, využívá principy zero trust, vícefaktorové ověření, pokročilé šifrování a plně auditovatelný provoz.
“Od začátku jsme počítali s tím, že aplikace bude provozována u zákazníka, který spravuje kritickou infrastrukturu. Využili jsme proto vhodné bezpečnostní komponenty jako Azure Web Application Firewall, Front Door nebo Azure Key Vault. Následně jsme před i po nasazení aplikace do produkce provedli sadu penetračních testů, které potvrdily vysokou odolnost proti cíleným kybernetickým útokům.”
Karel Švarc, Cybersecurity Manager, LinkSoft
Výsledná aplikace dnes spravuje kompletní proces změnových listů od zadání změny po právně závazné PDF s digitálním podpisem. Každý účastník vidí jen to, co má. Systém komunikuje přes notifikace, umožňuje připomínky, komentáře, přímou spolupráci mezi rolemi. Zásadní změnou oproti původnímu systému je podle Martina Vernera transparentnost a dohledatelnost.
“Dřív jsme nevěděli, kde se dokument nachází. Mohl zůstat u někoho na stole a my jsme pak museli obvolávat pracoviště, kde to vázne. Teď to vidíme rovnou v aplikaci. Je to opravdu jako skok od Gutenberga do mobilního světa.“
Martin Verner, vedoucí oddělení realizace, Správa železnic
Systém zaznamenal také reálné zrychlení schvalovacích cyklů. Zatímco dříve mohl jeden změnový list kolovat mezi úřady měsíce, dnes je možné celý proces zvládnout v řádu dní – včetně podpisu a právního posouzení.
„V aplikaci byl dokument podepsaný za týden. Pro porovnání, některé změnové listy jsem dříve řešil víc než rok a čtvrt.”
Martin Verner, vedoucí oddělení realizace, Správa železnic
Digitalizace ve státní správě nebývá snadná. V tak velkých organizacích, jako je Správa železnic, může každý nový systém narazit na složité procesy, vnitřní hierarchii nebo prostě na zvyk dělat věci postaru a nevoli vůči inovacím. Právě proto hraje tak zásadní roli, kdo za změnou stojí a jak ji dokáže prosadit.
Za prosazováním digitalizace změnových listů stáli kromě Martina Vernera i vedoucí odboru O7 Ondřej Göpfert, který dlouhodobě tlačí na modernizaci agend, i ředitel Stavební správy západ Petr Hofhanzl, který celý projekt podporoval jako lídr změny. Jejich iniciativa, důvěra v řešení a schopnost vtáhnout ostatní do procesu byla jedním z důvodů, proč se podařilo posunout věci kupředu.
Podle Vernera pomohlo i to, že vývojový tým LinkSoftu projekt nevnímal jen jako další zakázku. Od začátku chápali, jak zásadní roli bude nový systém v organizaci hrát – a podle toho k němu také přistupovali.
„Nevím, jestli jste nasadili nejlepší tým, co máte – ale tým LinkSoftu byl rozhodně skvělý. Kvitujeme lidi, co primárně chtějí vyvíjet a projekt dokončit. Táhli jsme za jeden provaz.“
Martin Verner, vedoucí oddělení realizace, Správa železnic
