Jak jsme pomohli projekční společnosti digitalizovat obchodní procesy třiceti firem
Digitalizace velkých firemních skupin není sprint, ale maraton s překážkami. Různé firmy, různé systémy, různé návyky a lidé, kteří jsou právem hrdí na to, jak věci dělají. Aby uživatelé novou aplikaci začali skutečně používat, je potřeba ukázat konkrétní úsporu konkrétní práce a pak počkat, až to lidé zažijí na vlastní kůži.
Se Sudop Group jsme takovou cestou úspěšně prošli – vyvinuli jsme systém, který proměnil roztříštěné excelovské tabulky a e-mailové řetězce v jeden přehledný celek pro třicet firem skupiny.
Sudop Group, jedna z největších projekčních a inženýrských skupin v České republice, které společně pracují na zakázkách v hodnotě miliard korun – od dopravních staveb po železniční infrastrukturu. A jako každá velká organizace měla léty zaběhnuté způsoby práce. Jeden z převažujících nástrojů pro evidenci obchodních příležitostí ve staré a nepodporované verzi byl Microsoft Dynamics. Systém, který skupině sloužil, ale postupem času přestával stačit. Změnil se model licencování, náklady rostly a co bylo důležitější – systém nebyl stavěný na míru potřebám skupiny. Přizpůsobit ho bylo složité, nákladné a pomalé.
Rámcové smlouvy putovaly e-mailem mezi firmami, dokumenty se podepisovaly ručně a shánění podpisů od správných lidí ve správný čas bylo samo o sobě na plný úvazek. Měsíční reporty vyplňovaly firmy ručně do Excelu. Burza interní kooperace existovala v teorii – v praxi ji nikdo moc nepoužíval.
Skupina se rozhodla situaci řešit systémově – platformou, kterou budou plně vlastnit, mohou rozvíjet podle svých potřeb a která pokryje agendy, jež dosud táhly na improvizaci. Zadání znělo jasně: vybudovat interní korporátní systém na míru, který nahradí Dynamics, digitalizuje klíčové procesy a bude všem společnostem ve skupině sloužit dlouhodobě.
Praxe opakovaně ukazuje, že projekty bez důkladné analýzy nezdraží jen v penězích – zdraží v čase, frustraci a přepracování věcí, které šlo zachytit na začátku. Analýza proto pro nás není doplněk projektu, ale jeho podmínka. Je to moment, kdy si všichni sjednotí představu o tom, co vlastně stavějí. Helena Mazancová, která má v Sudop Praha na starosti obchodní oddělení, to popsala výstižně: „Každý si myslel, že ví, jak ten proces funguje. Ale ono to vůbec tak nebylo."
Každý modul BISKUPu proto vznikl na základě detailní specifikace.
Společně se SUDOP Group jsme navrhli a vyvinuli interní korporátní systém, který skupina pojmenovala Biskup – zkratka pro Business Intelligence Skupiny. Systém běží v cloudu Microsoft Azure v tenantu. Vývoj trval zhruba dva roky a stavěl na podvozku našeho stávajícího systému, což umožnilo rychlejší start.
Evidence obchodních příležitostí je jádrem celého systému a nejpoužívanější částí. Firmy zde evidují všechny obchodní případy – od prvního záznamu o potenciální zakázce až po její výsledek. V systému je dnes přes 6 100 příležitostí včetně zakázek v hodnotě desítek miliard korun. Manažerům každý týden automaticky chodí reporty s přehledem výher, probíhajících řízení i nových příležitostí, nebo si mohou vlastní reporty vytvářet, včetně nastavení vlastního časování.
Rámcové smlouvy a digitální podepisování řeší agendu, která se dřív táhla přes e-maily a způsobovala chaos. Rámcové smlouvy často v hodnotách řádu miliard korun a dobu platnosti deset let se nyní skupiny podepisují digitálně přímo v systému. Pro certifikované podpisy jsme integrovali řešení Obelisk od společnosti Sefira, které pokrývá i přeshraniční podepisování se slovenskými partnery.
Burza kooperací umožňuje firmám ve skupině spolupracovat strukturovaně. Když firma potřebuje pro zakázku kapacity, které sama nemá – například geodety nebo specializované projektanty – vypíše interní poptávku. Relevantní firmy dostanou automatické upozornění a mohou se přihlásit. Teprve pokud se nikdo z interního okruhu nepřihlásí, poptávka se otevře externě. Celý proces je automatizovaný, řízený a plně auditovatelný.
Základní personální modul sleduje fluktuaci zaměstnanců s cílem podchytit klíčové znalosti a dovednosti a umožnit jejich doplnění v patřičném předstihu. Celý koncept plně vyhovuje nařízení GDPR
Měsíční zprávy jsou nejnovějším modulem, který je v provozu pro rok 2026. Firmy v něm reportují finanční a manažerské ukazatele – a díky integraci na účetní systémy se více jak osmdesát procent finančních dat doplní automaticky. Stejně tak jsou automaticky přebírána data o příležitostech a zakázkách. Modul výrazně snížil čas, který každá firma dosud věnovala ručnímu vyplňování výkazů.
Klíčovou součástí projektu bylo napojení Biskupa na stávající systémy firem ve skupině. Realizovali jsme integrace na ESO9 (tři firmy), ekonomický systém Ekonom a systém Reporting CZ. Součástí je také integrace na evropskou službu pro ověřování IČ a DIČ, která při zadávání nového partnera automaticky doplní a ověří firemní údaje. Nedílnou součástí je integrace na systém Obelisk společnosti Sefira pro zajištění agendy spojené s digitálním podepisováním.
Technicky dobře navržený systém je jen polovina úspěchu. Druhá polovina je, jestli ho lidé skutečně používají. V předchozím CRM systému plnilo svou roli pouhých 10–30 % uživatelů. Systém byl, ale data v něm ne. Situaci změnil až jasný pokyn generálního ředitele Tomáše Slavíčka: používání BISKUPu je povinné a plnění je viditelné v reportech. Dnes je v systému přes 6 100 obchodních příležitostí a číslo každý týden roste. Burza kooperací, která v předchozím systému prakticky nefungovala, se stala živou součástí procesů skupiny.
„Funguje to tak, že lidem ukážete, jak to dělají teď na papíře – jak je to složité a kolik to stojí času. A pak jim ukážete, jak to funguje automaticky. Pokrok je daný leností lidí – a to myslím pozitivně."
Tomáš Slavíček, generální ředitel Sudop Group
„Dřív jsem si to všechno hlídala sama a nestíhala jsem. Teď si to rozkliknu a vidím vše na jednom místě."
Helena Mazancová, Sudop Praha – vedoucí obchodního oddělení
Od spuštění prošel BISKUP již devíti iteracemi změnových požadavků. Přibývají integrace na systémy jednotlivých firem ve skupině, rozšiřuje se reportování, ladí se uživatelské pohledy. Každá firma ve skupině může mít vlastní sadu ukazatelů a přístupů – systém se přizpůsobuje až na úroveň středisek a podjednotek.
To je zásadní rozdíl oproti krabicovému řešení. Komerční CRM dělá to, co jeho výrobce rozhodl. BISKUP dělá to, co potřebuje SUDOP Group a jednotlivé společnosti – a každý nový požadavek se může stát součástí systému, ne bojem s licenčními omezeními.
Rádi se podíváme na váš případ a navrhneme řešení na míru.
