Inovační záměry pod kontrolou
Ve velkých organizacích vznikají dobré nápady každý den – v provozu, na odděleních, „mezi řečí“. Čím větší kolos, tím složitější je s nimi skutečně pracovat. Zlepšovací návrhy často končí v e-mailech nebo tabulkách. Rozdíl mezi nápadem a inovací se láme v tom, zda dokáže firma myšlenky systematicky sbírat, posuzovat a transparentně s nimi pracovat.
Idea registr vznikl jako praktická odpověď na tuto potřebu: dát inovacím jasný proces, jedno centrální místo a čitelný životní cyklus. Zároveň posloužil jako řízený pilot, na kterém si ČEPS ověřil možnosti a limity low-code platformy Microsoft Power Platform ve velké organizaci.
ČEPS, a. s., provozovatel české přenosové soustavy a klíčová energetická infrastruktura státu. Uvnitř firmy běží desítky menších i větších projektů se společným cílem: hledat úspory, zvyšovat bezpečnost provozu a zefektivňovat interní procesy. Právě tady vznikla potřeba mít inovace a zlepšovací návrhy zaměstnanců více pod kontrolou – a méně v excelařských tabulkách.
Oddělení digitalizace a inovací v ČEPS dlouhodobě sbíralo nápady zaměstnanců na inovace a zlepšení procesů. Fungovalo to „klasicky“: zaměstnanci posílali podněty různými cestami, evidence probíhala v Excelu, autoři často nevěděli, co se s jejich nápadem děje, a pro vedení bylo složité sledovat celý životní cyklus jednotlivých záměrů.
„Dřív se tomu říkalo zlepšovací návrh. Dneska chceme vědět, jestli je myšlenka životaschopná, dává smysl, kdo za ní stojí, a jestli si zaslouží rozpracovat a podpořit,“
Martin Velich z oddělení digitalizace a inovací ČEPS
„Dodávku jsme rozdělili do dvou fází. Začali jsme návrhem čistého vizuálního stylu pro Power Apps i SharePoint portál a pak jsme šli do vývoje ve čtrnáctidenních sprintech. V každém sprintu jsme předávali funkční celky a průběžně je se zákazníkem ladili,“
říká Petr Jančík z LinkSoftu.
Výsledkem je interní aplikace Idea registr (interně také „Inovační záměry“), postavená na Microsoft 365: SharePoint jako databáze a obsahový portál, Power Apps jako uživatelské rozhraní pro práci s nápady a napojení na interní procesy a schvalování.
Zaměstnanec se do Idea registru dostane přes SharePoint portál oddělení digitalizace a inovací, který zároveň slouží jako rozcestník k aplikaci a místo pro novinky z oblasti technologií, inovací a informací o grantech či dotacích.
Aplikace pokrývá celý životní cyklus nápadu od prvotní myšlenky až po rozhodnutí, zda se záměr bude realizovat.
Zaměstnanec vyplní jednoduchý formulář: popis nápadu, oblast, odhadovaný přínos, kontakt na iniciátora a doplňující informace.
Nápady přebírá interní tým, který s nimi dále pracuje – doplňuje podklady, analyzuje přínosy a ověřuje životaschopnost.
Každý záměr má jasný stav (nově založený, v rozpracování, k posouzení, schválený / zamítnutý apod.). Nad projekty může rozhodovat kvalifikovaná rada nebo jiné orgány podle nastavení ČEPS.
Autor nápadu vidí v aplikaci, v jaké fázi se záměr nachází, kdo ho řeší a jaký je další krok. Odpadá frustrace typu „někam jsem to poslal a už jsem o tom nikdy neslyšel“.
Všechny informace, přílohy, rozhodnutí i historie změn jsou na jednom místě – bez přepínání mezi e-maily, soubory a tabulkami.
„Idea registr je nástroj, který nám pomáhá nápady od zaměstnanců jednoduše sebrat, řídit a pracovat s nimi – tak, aby iniciátoři věděli, co se s jejich návrhem děje, a abychom my mohli systematicky posuzovat, co má smysl rozvíjet,“
shrnuje Martin Velich.
Pro ČEPS nešlo jen o jednu aplikaci. Idea registr slouží také jako pilotní projekt pro využití Power Platformy napříč firmou. Na začátku padlo rozhodnutí postavit MVP: jednoduchou architekturu postavenou na SharePoint listech, s důrazem na rychlé ověření konceptu a postupné rozšiřování podle reálné práce uživatelů.
V průběhu projektu se zároveň ukázalo, jak důležité je v prostředí velké organizace sladit očekávání napříč rolemi a úrovněmi řízení. Jak požadavky rostly a aplikace se komplikovala, narazil tým na limity původně zvoleného datového úložiště (SharePoint listy vs. Dataverse). To je typický moment, kdy se pilotní řešení potká s architektonickou realitou – a zároveň cenný vstup pro budoucí governance Power Platformy.
„Spolupráce s LinkSoftem je velice příjemná a neformální. Tým se naštěstí neobměňuje, což je znát – vývojáři, projektanti i grafici, kteří na aplikaci pracovali a pracují, jsou odborníci a k projektu přináší hodně. Vědí, co mají dělat, umí se ptát na správné věci, nikdo je nemusí postrkovat. A navíc mají velmi dobré komunikační schopnosti. Pracuje se mi s nimi opravdu dobře,“
říká Martin Velich.
Pokud i u vás proudí nápady zaměstnanců do e-mailů a tabulek a přemýšlíte, jak jim dát jasný proces a transparentnost – nebo chcete bezpečně otestovat Power Platformu ve větší organizaci – ozvěte se nám.
Rádi s vámi projdeme, jak podobný pilotní projekt postavit tak, aby byl:
