V praxi se s analýzou při vývoji softwaru často zachází jako s něčím, co „zdrží projekt“ nebo co „si vývojáři nějak vyřeší sami“. Přitom právě kvalitně provedená analýza rozhoduje o tom, jestli se řešení trefí do očekávání, rozpočtu a reálných potřeb firmy – nebo jestli skončí v nekonečných změnových požadavcích.
Analýza má při vývoji softwaru mnohem větší roli než jen „shromáždit požadavky na vývoj“. Zatímco z pohledu byznysu pomáhá sladit očekávání, rozpočet a rozsah projektu, pro analytika je to nástroj, jak odhalit skutečné potřeby klienta – i ty, které si neuvědomuje nebo je zatím nevidí – a převést je do smysluplného a realizovatelného zadání.
„Typický scénář? Klient má představu o tom, co by mu měl systém pomoci vyřešit nebo co by měl umět, ale chybí mu kapacita nebo zkušenost odhadnout všechny souvislosti. Často má rámcově stanovený rozpočet, ale netuší, co všechno bude potřeba řešit. A právě tady začíná práce analytika,“
vysvětluje Miroslava Krupková, obchodní ředitelka LinkSoftu.
Úkolem analytika není jen hned sesbírat jednotlivé funkční požadavky. Nejdříve potřebuje pochopit, čeho chce klient skutečně dosáhnout. Až z jasně formulovaného cíle může odvodit, jaké technické řešení má smysl. „Klíčem je vést diskusi směrem ke skutečné potřebě, ne k prvním nápadům na řešení. Pokud analytik rovnou zapisuje funkce bez širšího kontextu, hrozí, že mu uteče smysl celého projektu,“ doplňuje Jan Krásný, vedoucí analytik LinkSoftu.
Analytici nejen definují očekávaný výsledek, ale zároveň mapují současný stav – včetně pracovních postupů, nástrojů a úzkých míst. Analýza klientovi pomáhá uvědomit si širší dopady nového systému – kdo všechno s ním bude pracovat, co se změní v navazujících procesech a jaké nové nároky to přinese.
„Často se při analýze ukáže, že změna neovlivní jen jedno oddělení, ale celou řadu dalších lidí, kteří s výstupy systému pracují nepřímo – a na to je potřeba se připravit,“
vysvětluje analytička LinkSoftu Martina Očenášková.
Analýza obvykle začíná úvodním workshopem, kde se nastaví základní rámec systému – jeho funkce, části a výstupy. Následují detailní workshopy k jednotlivým oblastem. Je to proces, ve kterém se postupně zpřesňuje zadání, ověřují předpoklady a odkrývají souvislosti.
„Když analýza probíhá správně, dochází k iteracím – k opakovaným rozhovorům o tom, co má systém umět, kdo ho bude používat, na jaké další systémy bude napojený,“ popisuje Martina Očenášková. „Pokud někdo říká jen ‚to není problém‘ bez hlubší diskuse, je to spíš varovný signál než důkaz kompetence,“ upozorňuje.
"Důležitou součást analýzy tvoří také průběžné výstupy, které zadavatel dostává k připomínkám. Právě tehdy často přijdou zásadní postřehy, na které při samotném workshopu nikdo nemyslel,“
říká Jan Krásný.
Do analýzy by měli být zapojeni nejen zadavatelé ze strany byznysu, ale také lidé z IT, controllingu, správci stávajících systémů nebo aplikační specialisté. Ideální je, když firma stanoví tzv. byznysového vlastníka – tedy někoho, kdo zná celý proces a může nést odpovědnost za zadání. Pokud taková role na začátku chybí, může být právě jedním z výstupů analýzy doporučení, kdo by ji měl zastávat.
Nezastupitelnou roli hrají také koncoví uživatelé. „Často zjistíme, že lidé systém ve skutečnosti používají úplně jinak nebo v jiném rozsahu, než si myslí jejich vedení. Pokud by se uživatelé poprvé setkali s novým systémem až na školení, je to pozdě – a změny pak stojí čas i další náklady,“ doplňuje Martina Očenášková.
Typickými výstupy analýzy jsou přehled požadavků, use case, klikací prototypy nebo testovací scénáře, které slouží jako základ pro vývoj i budoucí akceptaci systému. Zákazník získá i strategická doporučení a výstupy může využít i v případě, že se rozhodne projekt realizovat s jiným dodavatelem. „Díky dokumentu z analýzy ví, co poptává, na co si dát pozor, jaký tým bude potřebovat. Dokáže se kvalifikovaně rozhodnout,“ dodává Krupková.
Nejvyšší úroveň detailu a kontroly nabízí prototypování – tedy tvorba obrazovek nebo dokonce klikacích prototypů. Prototypování sice zvýší časovou i finanční náročnost analýzy, ale čas i peníze klientovi ušetří ve vývoji a při nasazení do funkčního provozu. „Prototypy snižují riziko nedorozumění – a s tím i zbytečných nákladů. Když zákazník vidí obrazovku s konkrétními poli a rozhraním, daleko lépe pochopí, co přesně od systému může čekat, co všechno ve svém zadání opomněl. Vidí tlačítka, formuláře, strukturu – a najednou může reagovat mnohem konkrétněji. Písemný popis nikdy nebude tak názorný,“ říká Krásný.
Velkou výhodou dobře vedené analýzy je i možnost nabídnout alternativu – jiné technické řešení, levnější variantu nebo elegantnější způsob, jak naplnit cíl. Analýza někdy může ukázat i to, že vývoj vůbec není potřeba. „Při analýze jednoho projektu jsme zjistili, že už na trhu existuje hotové řešení, které potřeby klienta pokrývá. Výsledkem byla doporučující studie, nikoli zakázkový vývoj. Pro nás to nebylo výhodné obchodně, ale pro klienta to bylo nejlepší řešení. A to je podle mě známka důvěryhodného dodavatele – neprodávat za každou cenu,“ popisuje Krásný.
I nejlepší analytik selže, pokud klient nevěnuje pozornost zpětné vazbě nebo nemá kapacitu se analytikům věnovat. „Zákazník často očekává, že se o vše postará dodavatel. Ale analýzu není možné udělat bez součinnosti – potřebujeme mluvit s jejich lidmi, znát jejich procesy. Pokud nám řeknou, že na to nemají čas, nemá smysl ji vůbec dělat,“ říká Očenášková.
Klient by tak měl být připravený nejen na workshopy, ale i na to, že bude dodávat podklady, odpovídat na dotazy a že někdo z firmy bude muset nést zodpovědnost za obsah řešení. „Analýza a vývoj jsou o partnerství. Obě strany do toho investují – klient peníze, dodavatel obrovské množství energie. Když spolupracují otevřeně a průběžně, vzniká řešení, které stojí za to,“ uzavírá Krásný.
