Popis problému

Společnost EastHORN s 15ti pobočkami po celé Evropě akutně potřeboval vyřešit nutnost bezpečného sdílení informací a dokumentů s efektivním řešením přístupových práv k informacím.
Mezi problémy této společnosti patřilo:

  • Nemožnost vytváření týmových a projektových portálů
  • Absence sdílených kalendářů
  • Chybějící platforma pro bezpečné sdílení dokumentů s klienty
  • Necentralizované operační agendy typu
    • Schvalování dovolenek
    • Docházka
  • Roztříštěná správa pracovních postupů
  • Nízké limity velikostí e-mailových schránek

Řešení

Společnost EastHORN se po zdlouhavém výběru technologie a implementačního partnera rozhodla pro řešení postaveném na platformě Google Apps navrženém společností LinkSoft s.r.o.

Všechny problémy se podařilo řešit implementací následujících modulů:

  • Document management system (DMS)
    • Řízené přístupy k dokumentům
    • Archivace
    • Verzování – je jasné kdo kdy co
  • Single sign on (SSO)
    • Okamžité zřízení / zrušení přístupů do všech agend, emailů, kalendáře, úkolovníku
  • Intranet
    • Firemní novinky
    • Kontakty
    • Rozcestník do všech agend
  • Komunikace
    • Emailing s garantovanou dostupností 99,9% a datovými limity 25GB na uživatele
    • Sdílené kalendáře
  • Použití standardních šablon dokumentů
    • Př.: definice pracovních postupů mají vždy stejnou strukturu a schvalovací proces
  • Projektové a teamové portály
    • Sdílené knihovny dokumentů
    • Řízení přístupů jen pro relevantní osoby
    • Vytváření portálů na základě šablon

Produkty a technologie

Celé řešení bylo postaveno na platformě Google apps:

  • Google Docs
  • Google sites
  • Gmail for Business
  • Google calendar
  • Google groups
  • Google talk
  • Postini – ochrana emailové korporátní komunikace před viry a spamem