Popis problému
Společnost EastHORN s 15ti pobočkami po celé Evropě akutně potřeboval vyřešit nutnost bezpečného sdílení informací a dokumentů s efektivním řešením přístupových práv k informacím.
Mezi problémy této společnosti patřilo:
- Nemožnost vytváření týmových a projektových portálů
- Absence sdílených kalendářů
- Chybějící platforma pro bezpečné sdílení dokumentů s klienty
- Necentralizované operační agendy typu
- Schvalování dovolenek
- Docházka
- Roztříštěná správa pracovních postupů
- Nízké limity velikostí e-mailových schránek
Řešení
Společnost EastHORN se po zdlouhavém výběru technologie a implementačního partnera rozhodla pro řešení postaveném na platformě Google Apps navrženém společností LinkSoft s.r.o.
Všechny problémy se podařilo řešit implementací následujících modulů:
- Document management system (DMS)
- Řízené přístupy k dokumentům
- Archivace
- Verzování – je jasné kdo kdy co
- Single sign on (SSO)
- Okamžité zřízení / zrušení přístupů do všech agend, emailů, kalendáře, úkolovníku
- Intranet
- Firemní novinky
- Kontakty
- Rozcestník do všech agend
- Komunikace
- Emailing s garantovanou dostupností 99,9% a datovými limity 25GB na uživatele
- Sdílené kalendáře
- Použití standardních šablon dokumentů
- Př.: definice pracovních postupů mají vždy stejnou strukturu a schvalovací proces
- Projektové a teamové portály
- Sdílené knihovny dokumentů
- Řízení přístupů jen pro relevantní osoby
- Vytváření portálů na základě šablon
Produkty a technologie
Celé řešení bylo postaveno na platformě Google apps:
- Google Docs
- Google sites
- Gmail for Business
- Google calendar
- Google groups
- Google talk
- Postini – ochrana emailové korporátní komunikace před viry a spamem